Вміння керувати своїм часом — це мало не найважливіша навичка майже кожної людини, а особливо для учасників громадського та волонтерського середовища. Справ стає настільки багато, що важко все втримати в голові, а запити на підтримку навалюються знову і знову. Чому так відбувається і що з цим робити обговорили під час нашої гутірки у форматі мастермайнду спільно з волонтерами та громадськими активістами.
Довідка про гутірки: КОО ВГО «Асоціація сприяння самоорганізації населення» у жовтні 2024 року запустила щомісячні гутірки у форматі мастермайнду. Формат сфокусованої модерованої бесіди навколо одного питання допомагає зібрати реальний досвід людей та поширити кращі практики громадської діяльності незалежно від географії й рівня знань учасників онлайн-зустрічі.
Учасниками гутірки стали волонтерки та громадські активістки, які вже багато років гуртують активних жителів своїх громад навколо розв’язання актуальних викликів: байдуже ставлення до тварин, низький рівень критичного мислення, брак забезпечення ЗСУ, низький рівень співпраці у громаді й подібне.
НА ЩО ВОЛОНТЕРАМ НЕ ВИСТАЧАЄ ЧАСУ?
Як показало обговорення, речі, на які зазвичай активісткам і волонтеркам бракує часу, доволі типові:
- бракує часу на родину та хобі (“торти пекти перестала”)
- дописи на сторінках робляться вночі в останню чергу замість сну
- бракує часу і сил на спорт і здоров’я, бо треба доїхати до залу, а вдома треба мати велику силу волі
- знизилася якість тих дій, які раніше були на висоті (“тепер прибираю нестерильно, часу не вистачає”)
ЧОМУ ТАК?
Відповідь на це питання майже однозначна – відсутність делегування та розфокус на величезну кількість активностей при недостатній кількості людей у команді:
- без мене нічого в організації не робиться
- не вмію просити про допомогу
- я краще/швидше зроблю, ніж інші
- потік людей постійний / немає опори постійної в команді
- вдома немає кому делегувати, “вдома команда не додається”
Що можна зробити, щоб ефективно розподіляти свій час та не розтратити зайвого ресурсу? Нижче не просто перелік-агрегатор із різних книг і сайтів, а життєвий досвід волонтерок, які 3-й рік (а хтось 10-й) стягують на собі виклики війни.
Планування та організація
Планування свого часу дозволяє уникнути хаосу в справах та реалістично оцінити час відведення на завдання, а також повністю сконцентруватись на виконанні без відволікань. Ось що радять зі свого досвіду активістки:
- Встати й розуміти, куди бігти та що робити — все має бути по поличках
- План роботи для сім’ї/членів ГО і ставити галочки після виконання
- Списки задач у нотатнику в телефоні
- Планувати заходи в гугл-календарі або будь-якому подібному планері
- Розписувати задачі на місяць вперед, щоб можна було проаналізувати та фідбекнути, чому не встигла і чи, можливо, багато заплановано
Пріоритизація та делегування
Неможливо встигнути зробити все. Тому оптимальним рішенням є розставлення пріоритетів та вміння делегувати ті справи, які можуть виконати інші. Тут радять:
- Розставляти пріоритети та саме на них давати більше уваги
- Більше делегувати і вчитися розподіляти обов’язки, а не тягнути все на собі
- Залучати людей, які горять ідеєю, громадською діяльністю
Робота над собою та розвиток
Постійне вдосконалення та розвиток навичок і звичок, дозволить вам зробити рутину більш ефективною. Тут допоможуть:
- Самомотивація
- Усвідомлювати, що у новій діяльності досвід лише формується, тож з часом вже буде не так страшно
- Формувати рутину: 20 хв читання щодня
- Стати більш мобільною: пересісти на авто, не бути прив’язаним до когось чи громадського транспорту
- Показувати приклад іншим, як планувати своє життя (“плани писав теж мій тато”)
Профілактика вигорання
У незліченній кількості справ, дуже важливо не дійти до емоційного вигорання, інакше наслідки будуть неприємними. Важливо вміти зупинятись, коли це необхідно. Для цього варто:
- Аналізувати причини вигорання, робити висновки й не повторювати їх знову в житті
- Не дотягувати до стану, коли зупиняє організм
- Забезпечувати психологічну безпеку через планування найближчого майбутнього
- Знаходити час, щоб похвалити себе та інших, фіксувати досягнення і святкувати маленькі перемоги в команді
- Мати постійний моніторинг результатів, щоб не падав запал і не було ілюзії, що нічого не встигаєш.
Адаптація та гнучкість
Уміння адаптуватися до змін і залишатися ефективним навіть у нестандартних ситуаціях забезпечує стійкість та збереження емоційних ресурсів.Тут активістки рекомендують:
- Розробити плани реагування на екстрені ситуації (“що робитиму, якщо вимкнуть світло?”)
- Фільтрувати соціальні мережі
- Робити те, що за відчуттями не зробити неможливо (“якби не подякувала цій людині, почувалася б погано”)
ПРИЙНЯТИ ЯК ФАКТ
Найголовніше, говорять активістки, усвідомити те, що невідворотне і незмінне:
- Соцмережі задають тон та ілюзію, що маємо все стягувати й встигати
- Усе не встигнеш
- Не варто прагнути ідеалу, в якому немає індикаторів ефективності
- Нічого не зміниться, якщо щось не встигнеш
Матеріал створено за результатами Гутірки волонтерів у форматі мастермайнд, що проводить КОО ВГО “Асоціація сприяння самоорганізації населення” у межах Програми підтримки волонтерських центрів, яка втілюється КОО ВГО “Асоціація сприяння самоорганізації населення” у проєкті “Волонтерський крафт задля Перемоги” завдяки фінансуванню National Endowment for Democracy (NED).